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de:7-import_et_export:mail_event



Mailversand aus einem Vorgang

DEFINITION

VISUAL PLANNING ermöglicht das Versenden von E-Mail aus einem Vorgang oder einer Auswahl mehrerer Vorgänge heraus.

Je nach Version erfolgt der Mailversand:

  • Manuell über ein Mailprogramm (Version ONE, ESSENTIAL oder ENTERPRISE),
  • Manuell über einen SMTP Server (nur in der Version ENTERPRISE),
  • Automatisch über einen SMTP Server (nur in der Version ENTERPRISE).

Diese Mails verwenden vordefinierte Modelle.

VORAUSSETZUNGEN

Technische Voraussetzungen

Ein Mailprogramm muss auf der Arbeitsstation installiert sein, welche die Mails versendet.

Diese Funktion wurde bestätigt für:

  • MICROSOFT OUTLOOK OFFICE 2007 und 2010

SMTP Server

Der SMTP Server muss für den VISUAL PLANNING Server erreichbar sein.

vgl. Technische Voraussetzungen des SMTP Servers

Funktionelle Voraussetzungen

Diese Funktion hat keine unentbehrlichen Voraussetzungen.

Für eine bequeme Nutzung kann es jedoch helfen, Folgendes zu erstellen:

Die letztere ermöglicht es, das Datum, die Uhrzeit des letzten Exports, die Benutzerkennung und den Kontextnamen, der für den Export verwendet wurde, zu speichern.

DEFINITION DER ADMINISTRATOREN

Ein Administrator dieser Funktion ist der Nutzer, der Einstellungen für die Mail-Modelle vornimmt.

Dieser Administrator ist abhängig von der Version von VISUAL PLANNING:

In der Version ONE

Die Version ONE erlaubt nur einem Benutzer den Zugriff auf VISUAL PLANNING.

Dieser Benutzer hat das Recht, die Mailversand-Modelle zu konfigurieren.

In der Version ESSENTIAL

In der Version ESSENTIAL haben alle Benutzer das Recht, die Mailversand-Modelle zu konfigurieren.

In der Version ENTERPRISE

In der Version ENTERPRISE kann der Administrator von VISUAL PLANNING (der Benutzer „admin“) jederzeit die Mailversand-Modelle konfigurieren.

Sie können zusätzlich weitere Administratoren dieser Funktion festlegen, d.h. Benutzer, welche das Recht haben, die Mailversand-Modelle zu konfigurieren.

Klicken Sie dazu im ADMIN CENTER auf die Schaltfläche Module:

Führen Sie in der Liste der Module einen Rechtsklick auf Mail > Anpassen aus.

Das folgenden Fenster wird angezeigt:

Wählen Sie nun die Benutzer aus, die Administratoren der Funktion sein sollen.

Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Übernehmen.

EINSTELLUNGEN

Sie müssen mindestens ein Mail-Modell konfigurieren.

Gehen Sie dazu in das Menü Einstellungen > Block Konfiguration > VPMail.

Sie können so viele Mail-Modelle erstellen wie nötig.

Das Bearbeitungsfenster öffnet sich, klicken Sie mit rechts auf VPMail Modelle > VPMail Modell erstellen.

Das rechte Feld wird aktiviert:

Sie sollten nun folgende Einstellungen für das Modell vornehmen:

Name

Geben Sie dem Modell einen Namen

Beschreibung

Geben Sie eine fakultative Beschreibung für das Modell ein.

Verlauf

Dies sind das Datum und die Uhrzeit der Erstellung und der letzten Änderung des Modells, sowie der Benutzername des Nutzers, der diese Aktionen ausgeführt hat.

Diese Daten werden automatisch aktualisiert.

Inhalt

Dies ist ein Bereich für freien Text, er enthält den Text der Nachricht.

Sie können in diesen Text eine oder mehrere Entitäten der Planung einfügen:

  • Attribute von Vorgängen (darunter die Chronik)
  • Die globalen Variablen $USERNAME und $USERFULLNAME
  • Die Variablen des Vater-Vorgangs, wenn der Mailversand aus einem Kind-Vorgang erfolgt.

Vorgangsfilter

Legen Sie den Vorgangsfilter fest, der bestimmt, ob dies Modell für den Mailversand aus dem aktuellen Vorgang heraus verwendet werden kann. (vgl. Verwendung).

Nur die Vorgänge, die diesen Filter respektieren, können das Modell verwenden.

Versand kennzeichnen

Wenn diese Option gewählt ist, werden Datum, Uhrzeit und Benutzerkennung des Nutzers gespeichert, der den Vorgang per Mail versendet hat.

vgl. Verwendung weiter unten.

HTML-Format

Diese Option ermöglicht es, die Mail im HTML Format zu versenden.

Anhänge hinzufügen:

Wenn Rubriken vom Typ Anhang existieren, können diese als Anhänge an die Mail gehängt werden.

Die an die Mail angehängten Rubriken vom Typ Anhang gehören zu den Dimensionen des Vorgangs oder dessen Formular.

Mailer starten

Diese Option ermöglicht den Start des integrierten Mailers von VISUAL PLANNING vor dem Versand der Mail. Bei einer Mehrfach-Auswahl von Vorgängen wird für jeden gewählten Vorgang ein Mailer geöffnet.

Empfänger

Wählen Sie die Rubrik(en) vom Typ Text, welche die Mailadresse des Empfängers enthalten.

Diese Rubrik kann mehrere durch ein Semikolon getrennte Adressen enthalten.

Betreff

Dies ist ein Bereich für freien Text, der den Betreff der Nachricht enthält.

Sie können in diesen Text eine oder mehrere Entitäten der Planung einfügen:

  • Rubriken von Dimensionen und/oder Formularen
  • Ausgewählte Werte von Vorgängen
  • Bewertungsposten
  • Die globalen Variablen $USERNAME und $USERFULLNAME
  • Die Variablen des Vater-Vorgangs, wenn der Mailversand aus einem Kind-Vorgang erfolgt.

Aktiviert

Diese Option ist nur verfügbar, wenn der SMTP Server eingerichtet ist.

Dies ist nur für den automatischen Mailversand von Bedeutung.

vgl. Automatischer Mailversand

Empfänger Blindkopie

Diese Option ist nur verfügbar, wenn der SMTP Server eingerichtet ist.

Dies ist nur für den automatischen Mailversand von Bedeutung.

vgl. Automatischer Mailversand

Absender-Mailadresse

Diese Option ist nur verfügbar, wenn der SMTP Server eingerichtet ist.

Dies ist nur für den automatischen Mailversand von Bedeutung.

vgl. Automatischer Mailversand

Auslöser

Diese Option ist nur verfügbar, wenn der SMTP Server eingerichtet ist.

Dies ist nur für den automatischen Mailversand von Bedeutung.

vgl. Automatischer Mailversand

VERWENDUNG

Der Mailversand erfolgt über einen Rechtsklick auf einen oder mehrere Vorgänge > Mail senden.

Auswahl des Modells

Sie haben mehrere Möglichkeiten:

  • Wenn kein Modell dem Vorgang entspricht, der versendet werden soll, geschieht nichts und die Mail wird nicht versendet.
  • Wenn nur ein Modell dem Vorgang entspricht, der versendet werden soll, beginnt der Mailversand.
  • Wenn mehrere Modelle dem Vorgang entsprechen, der versendet werden soll, wird das folgende Fenster angezeigt:

Wählen Sie das Modell, welches für den Versand des Vorgangs per Mail verwendet werden soll, und klicken Sie es an.

Versand der Mail

Es gibt zwei Möglichkeiten, je nachdem, ob ein SMTP Server verwendet wird:

  • Wenn der SMTP Server nicht eingerichtet ist, übernimmt das Mailprogramm den Versand der Mail. Dies ist der Fall in den Versionen ONE und ESSENTIAL oder bei ENTERPRISE (wenn der SMTP Server nicht eingerichtet ist).
  • Wenn der SMTP Server eingerichtet ist, übernimmt dieser den Mailversand. Dies funktioniert nur in der Version ENTERPRISE bei konfiguriertem SMTP Server.

Versand per Mailprogramm

In den Versionen ONE und ESSENTIAL oder bei ENTERPRISE (wenn der SMTP Server nicht eingerichtet ist), öffnet sich bei jedem Mailversand das Fenster des Mailprogramms, um:

  • Die Felder der Mail auszufüllen, oder diese zu ändern (Betreff, Text der Mail, etc),
  • Den Versand zu bestätigen.

Beispiel eines Mailprogramms:

Versand über SMTP Server

Wenn in der Version ENTERPRISE der SMTP Server konfiguriert ist, erfolgt der Mailversand direkt aus VISUAL PLANNING ohne den Umweg über ein Mailprogramm.

Wenn die Option Mailer starten gewählt ist, öffnet sich folgendes Fenster vor dem Versand der Mail:

Die Mailadresse des Absender ist:

  • Entweder die des im ADMIN CENTER definierten Benutzers, wenn der Versand manuell erfolgt,
  • Oder im Kontext der Mail definierte, wenn der Versand automatisch erfolgt.

vgl. Automatischer Mailversand

Versenden nicht möglich

Folgende Fehlermeldungen erscheinen, wenn die Mail nicht versendet werden kann:

Kennzeichnung des Vorgangs

Wenn das Mail-Modell die Option für die Kennzeichnung des Versands verwendet, werden der Verlauf sowie der Name des Kontexts im versendeten Vorgang gespeichert:

  • in einer Formular-Rubrik mit dem Namen VPMAIL, wenn diese existiert. (vgl. funktionelle Voraussetzungen weiter oben)
  • in der Anmerkung des Vorgangs, wenn diese Rubrik nicht existiert.
de/7-import_et_export/mail_event.txt · Zuletzt geändert: 2017/07/21 12:01 von egasteier