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de:7-import_et_export:mail_ressource_pdf



Versand des Ausdrucks einer Ressource per Mail

DEFINITION

VISUAL PLANNING ermöglicht das Versenden von E-Mails aus einer Ressource der Planung mit einem Anhang im PDF-Format des Ausdrucks der Ressource.

Die Empfängeradresse kann in der Planung durch den Inhalt einer Rubrik definiert werden.

Der Planungs-Administrator kann die Art des Mailversands auswählen:

  • entweder über ein Mailprogramm,
  • oder über einen SMTP Server.

VORAUSSETZUNGEN

Technische Voraussetzungen

Ein Mailprogramm muss auf der Arbeitsstation installiert sein, welche die Mail versendet.

Diese Funktion wurde bestätigt für:

  • MICROSOFT OUTLOOK OFFICE 2007 und 2010

SMTP Server

Der SMTP Server muss für den VISUAL PLANNING Server erreichbar sein.

vgl. Technische Voraussetzungen des SMTP Servers

Funktionelle Voraussetzungen

In jedem Fall und für die praktische Nutzung ist es hilfreich, für jede Dimension, die den Versand von E-Mails verwendet, Folgendes zu erstellen:

  • eine oder mehrere Rubriken vom Typ Text welche die Adresse(n) des oder der Empfänger der Mail enthalten.

Die letztere ermöglicht es, das Datum, die Uhrzeit des letzten Exports, die Benutzerkennung und den Kontextnamen, der für den Export verwendet wurde, zu speichern.

SMTP Server

In diesem Fall müssen Sie die E-Mail Adresse des versendenden Benutzers festlegen.

Gehen Sie dazu ins ADMIN CENTER und führen Sie in der Abteilung Benutzer einen Rechtsklick auf den Benutzer > Anpassen aus.

Geben Sie im sich öffnenden Fenster die E-Mail Adresse des Benutzers ein und klicken Sie auf Übernehmen.

vgl. SMTP Server

EINSTELLUNGEN

Diese Funktion verwendet die Einstellungen aus dem Drucken einer Ressource.

Diese Einstellungen werden bei ihrer Speicherung in der favorisierten Anzeige gesichert. Sie können bei jeder Verwendung angepasst werden (vgl. weiter unten)

SMTP Server

Beim Versand über einen SMTP Server muss dieser eingerichtet werden.

vgl. Einrichtung des SMTP Servers

VERWENDUNG

Diese Funktion ermöglicht das Versenden einer E-Mail mit einem Anhang im PDF-Format des Ausdrucks der Ressource , die ausgewählt wurde.

Im Fall einer Mehrfach-Auswahl von Ressourcen wird ein einziges Dokument im PDF-Format aus allen gewählten Ressourcen versendet. Die Datei enthält den Ausdruck der gewählten Ressourcen, eine Ressource pro Seite.

Um diese Art des Versands zu verwenden, führen Sie einen Rechtsklick auf eine Ressource > Senden > PDF per Mail aus.

Das Fenster mit den Druckeinstellungen wird angezeigt:

Die Druckeinstellungen sind in der Voreinstellung die in der favorisierten Anzeige gespeicherten.

Sie können bei Bedarf die Druckeinstellungen ändern. (vgl. Drucken einer Ressource)

Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Übernehmen.

Es gibt zwei Möglichkeiten, je nachdem, ob ein SMTP Server verwendet wird:

  • entweder übernimmt ein Mailprogramm den Versand der Mail, Dies ist der Fall in den Versionen ONE und ESSENTIAL oder bei ENTERPRISE (wenn der SMTP Server nicht eingerichtet ist).
  • Oder ein SMTP Server versendet die Mail. Dies funktioniert nur in der Version ENTERPRISE bei konfiguriertem SMTP Server.

Versand per Mailprogramm

In den Versionen ONE und ESSENTIAL oder bei ENTERPRISE (wenn der SMTP Server nicht eingerichtet ist), öffnet sich bei jedem Mailversand das Fenster des Mailprogramms, um:

  • Die Felder der Mail auszufüllen, oder diese zu ändern (Betreff, Text der Mail, etc),
  • Den Versand zu bestätigen.
Beispiel eines Fensters für den Mailversand aus einem Mailprogramm:


</note>
==== Versand über SMTP Server ====

Wenn in der Version ENTERPRISE der SMTP Server eingerichtet ist, öffnet sich beim Versand einer Mail aus einer Ressource automatisch ein Mailer von VISUAL PLANNING statt des Mailprogramms.

Die Absenderadresse ist die des Benutzers, wie sie im ADMIN CENTER festgelegt ist.

vgl. Mailversand über einen SMTP Server

de/7-import_et_export/mail_ressource_pdf.txt · Zuletzt geändert: 2017/07/21 11:44 von egasteier